A veces trabajamos todo el día, logrando hacer muchas cosas, girando como una ardilla en una rueda, pero el resultado es solo fatiga sin satisfacción. No está claro cómo todo este heroísmo laboral te ha acercado a tu objetivo.
En la gestión del tiempo, esto se llama el problema de establecer metas, y sus consecuencias pueden ser las más devastadoras. La vida se convierte en una agotadora maratón con raras pausas y resultados incomprensibles.
El rey Sísifo fue condenado a rodar una enorme piedra cuesta arriba, la cual se desplomaba tan pronto como alcanzaba la cima. Nadie nos sentenció a algo así, aunque a veces parece que nos perdimos el pronunciamiento de la sentencia.
Es importante entender que el problema no radica en que no trabajamos lo suficiente, sino en que no establecemos las metas y prioridades correctas antes de emprender cualquier proyecto. Una forma de ayudar a resolver esto es utilizando los cuadrantes en la matriz de gestión del tiempo. Esto puede ser útil incluso sin la automatización del flujo de trabajo.
La importancia de escribir tus tareas en los cuadrantes de la matriz de gestión del tiempo
Escribir tareas con cuadrantes te ayuda a clasificar rápidamente tu lista de tareas, incluso si hay muchas tareas. A simple vista, parece sencillo: miras la lista de tareas y respondes dos preguntas por cada una:
¿Es importante? — Sí o no
¿Es urgente? — Sí o no
Toma una hoja de papel y divídela en cuatro partes. Obtendrás cuatro cuadrados donde escribirás las respuestas a estas dos preguntas. Es una de las mejores herramientas de gestión del tiempo.
Cuadrante No.1: Escribe tareas importantes o urgentes
En este cuadrante, debes escribir:
- Tareas que ponen en peligro tu objetivo si no se completan.
- Tareas que deben realizarse para evitar dificultades significativas en la vida.
- Problemas de salud.
Si eres una persona extremadamente eficiente, es probable que este cuadrante esté vacío, ya que completarías las tareas antes de que necesiten ser incluidas en esta parte. Sin embargo, la mayoría de nosotros no somos tan eficientes, por lo que esto es poco probable que ocurra. Lo más importante es escribir tareas en este cuadrante con poca frecuencia y en pequeñas cantidades. Si la mitad de tu lista de tareas está en este cuadrante, puede resultar problemático.
Cuadrante No. 2: Escribe tareas importantes que no sean urgentes
En este cuadrante debes escribir:
- Tareas principales.
Aquí debes listar las tareas que requieren máxima atención. Aquellos que trabajen bien con este cuadrante tendrán éxito en alcanzar sus objetivos. Estas son tareas importantes pero que no generan una sensación de urgencia extrema. No las realizas en un estado cercano al pánico. No hay obstáculos para llevarlas a cabo de la manera más eficiente posible. Solo debes evitar la procrastinación, ya que las tareas de este cuadrante pueden pasar al cuadrante no. 1.
Cuadrante No. 3: Escribe tareas urgentes que no sean importantes
En este cuadrante debes escribir:
- Tareas que te distraen.
Realizar estas tareas no ayuda a alcanzar tu objetivo. Te impiden concentrarte en lo que es realmente importante, reducen tu eficiencia y te agotan. Este es un cuadrante complicado porque existe el riesgo de confundir las tareas de este cuadrante con las tareas del cuadrante no. 1 y volverse ilógico en cuanto a las prioridades.
Cuadrante No. 4: Escribe tareas que no sean ni urgentes, ni importantes
En este cuadrante paradójico debes escribir:
- Tareas que no tienen ninguna utilidad.
- Tus tareas favoritas.
Aquí debes incluir tareas en las que puedas disfrutar de tu música favorita, tener una silla cómoda y casi no requerir esfuerzo mental. Redes sociales, hablar por teléfono o en aplicaciones de mensajería, navegar por Internet, jugar videojuegos. Aquí escribimos tareas que son “también para el trabajo” o “también para el descanso”.
¿Cuáles son las ventajas de escribir tus tareas en los cuadrantes de la matriz de gestión del tiempo?
Los cuadrantes son una herramienta práctica para escribir tareas y evitar el robo de tiempo. Por ejemplo, los servicios de redacción y las empresas de contenido bien establecidas se enfocan en lo que es importante y eliminan las tareas inútiles que consumen tiempo pero no son útiles, con la ayuda de los cuadrantes. Todos pueden escribir tareas con cuadrantes en su vida cotidiana y actividades profesionales. Las tareas escritas con cuadrantes son adecuadas para todos aquellos que deseen aprender cómo planificar el tiempo correctamente, realizar tareas de manera efectiva y eliminar tareas innecesarias.
Escribir tareas en cuadrantes reduce el estrés
Gestionar numerosas tareas puede ser estresante, pero seguir estos cuatro cuadrantes alivia la presión de tener que completar cada tarea simultáneamente. Escribir las tareas en los cuadrantes ayuda a identificar errores en la gestión del tiempo. Los cuadrantes mostrarán qué tareas requieren demasiado tiempo y esfuerzo.
Escribir tareas en cuadrantes aumenta la productividad
Al escribir tareas en los cuadrantes correctos, entenderás constantemente el orden en el que deben realizarse las tareas. Los cuadrantes tampoco tienen configuraciones complicadas ni herramientas adicionales; todo lo que necesitas hacer es hacer una lista de tareas y priorizarlas. Además, escribir tareas con cuadrantes te ayuda a identificar rápidamente la estrategia de desarrollo adecuada. Una vez que has escrito las tareas, queda claro en qué debes enfocarte.
Escribir tareas en cuadrantes crea un mejor balance entre la vida personal y laboral
Escribir tareas con cuadrantes te ayuda a completar las tareas más rápidamente, lo que te permitirá tener más tiempo para pasar con tus seres queridos o tomar un intervalo de descanso. Los cuadrantes son versátiles y simples. Se pueden utilizar en todas las áreas de la vida y no requieren ningún entrenamiento o conocimiento especial.
Escribir tareas en cuadrantes te ayuda a cumplir tareas de largo plazo
Todos tienen objetivos en la vida. Y es difícil planificar y ejecutar esos objetivos cuando estás demasiado ocupado intentando cumplir tareas de corto plazo. Con una mejor matriz de gestión del tiempo, tendrás el tiempo y la energía para pensar en el futuro.
En resumen
Existen muchos métodos y prácticas diferentes en la gestión del tiempo para escribir tareas, algunas veces no muy compatibles entre sí. Y esto no es una desventaja, ya que las personas son diferentes. Lo que le funciona perfectamente a una persona puede no funcionar para otra. Por lo tanto, inevitablemente tendrás que probar diferentes técnicas para escribir tareas y mejorar tu eficiencia.
Puede llevar tiempo tener éxito, pero incluso los primeros intentos te darán una idea de las prioridades de tus asuntos y tareas actuales.
